Para se manterem competitivas no mercado, as empresas devem buscar maneiras de diminuir falhas e otimizar processos internos. Nesse sentido, realizar uma auditoria de qualidade se torna essencial para manter a solidez e a conformidade da companhia.
Contudo, para que a sua implementação ocorra da melhor forma possível, é preciso preparar a empresa para o procedimento. Dessa maneira, fica mais simples garantir um maior controle gerencial.
Quer conhecer dicas para preparar o negócio para a auditoria de qualidade? Então continue a leitura!
Faça simulações
As simulações estão entre as melhores formas de se preparar para uma auditoria de qualidade, já que elas permitem identificar falhas antes da avaliação oficial. Nesse caso, há como fazer os testes em diferentes áreas da empresa, desde a operacional até a administrativa.
O objetivo é reproduzir as situações reais que o auditor pode enfrentar, avaliando a conformidade do negócio com padrões específicos ou a eficácia dos controles internos, por exemplo. Além disso, a simulação é uma prática que possibilita identificar desvios nos processos.
Ao corrigir esses aspectos, a empresa consegue minimizar os riscos e reduzir o impacto de possíveis não conformidades.
Oriente os colaboradores sobre os procedimentos
Outra dica para preparar a companhia para a auditoria de qualidade é orientar os colaboradores. Em muitos casos, a presença de auditores externos causa apreensão entre os funcionários, sendo necessário minimizar a ansiedade com atitudes específicas.
Primeiramente, explique o processo de auditoria de forma transparente, apresentando as diferenças entre a auditoria interna e a externa. Depois, veja se todos os membros da equipe estão familiarizados com os objetivos da empresa e a política de qualidade.
Mais um ponto relevante é orientar os funcionários sobre como eles devem se comportar quando abordados pelos auditores. Explique como responder às perguntas, ressaltando que a honestidade e a colaboração são essenciais durante o procedimento.
Padronize os processos
O próximo passo é padronizar os processos para a empresa estar preparada para a auditoria de qualidade. Uma opção é criar um manual de procedimentos, que descreva as atividades de cada área e as funções dos colaboradores.
O documento deve ser acessível a todos os membros da equipe. Ele também precisa ter orientações sobre como executar as tarefas conforme as diretrizes da empresa e os requisitos externos, como as normas ISO (International Organization for Standardization).
Tenha um sistema de gestão
Ter um sistema de gestão demonstra que a empresa está comprometida com a qualidade. Para escolher a alternativa mais adequada, verifique se ele é capaz de gerar relatórios de auditorias internas, evidenciando as ações corretivas implementadas ou em andamento.
Desse modo, o sistema se torna uma evidência concreta da busca do negócio pela melhoria contínua. Ele ainda tende a fortalecer a transparência dos processos e aumentar a confiança dos auditores na companhia.
Organize a documentação
Por fim, a organização e o controle dos documentos são importantes para facilitar o acesso às informações. Alguns exemplos são políticas, manuais de procedimentos operacionais e registros de auditorias e ações corretivas.
Logo, certifique-se de que a documentação esteja sempre disponível e seja facilmente localizada durante a auditoria. A falta de organização ou a existência de documentos desatualizados podem gerar não conformidades — comprometendo a confiança do auditor nos processos da companhia.
Neste conteúdo, você conheceu dicas de como preparar a empresa para a auditoria de qualidade. Portanto, dedique-se a preparar os colaboradores e padronizar os processos para aproveitar os benefícios dessa atividade.
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