Documentar processos pode parecer um desafio burocrático, mas é uma etapa necessária para garantir a conformidade com a ISO 9001 e aumentar a eficiência da sua operação.
Uma documentação bem feita facilita o dia a dia e também prepara sua empresa para auditorias e impulsiona a melhoria contínua. Se você quer entender como aplicar na prática, continue a leitura.
A importância de documentar processos
A ISO 9001 exige que os processos da organização estejam definidos, monitorados e controlados, afinal, sem registros claros, é difícil comprovar a eficácia do seu sistema de gestão da qualidade.
- Além disso, a ausência de documentação costuma ocasionar:
- Desorganização interna;
- Retrabalhos e, consequentemente, perda de tempo;
- Dificuldade em manter padrões em seu time;
- Riscos durante auditorias;
- Falta de clareza para a equipe.
Esse cenário prejudica a imagem da empresa em muitos pontos, desde o employer branding, até sua capacidade de competir no mercado.
O que a ISO 9001 exige exatamente?
E se você está se perguntando sobre quais são as principais exigências relacionadas à ISO 9001, confira mais detalhes abaixo e não se limitam aos mesmos, a ISO 9001 vai além:
- 4.4 – Sistema de gestão da qualidade e seus processos: a empresa deve determinar os processos necessários, suas interações e mantê-los sob controle;
- 6.2 – Objetivos da qualidade e planejamento para estabelecer metas;
- 7.5 – Informações documentadas: aqui é preciso controle da criação das documentações e dos processos, atualização, acesso dos colaboradores e proteção de documentos.
Ou seja, para isso não é preciso “pilhas de papel”, mas sim que todos os dados estejam documentados, com fácil acesso e controle pelos responsáveis.
Como documentar processos de forma prática? 6 dicas!
Pensando em todos os pontos que citamos antes, confira o nosso passo a passo para estabelecer boas práticas da ISO 9001 em sua empresa:
- Mapeie e identifique os processos
- Liste todas as atividades-chave da sua organização, como: vendas, compras, produção, atendimento, RH, etc.
- Para ajudar nesse processo, utilize ferramentas como: Fluxogramas;
- Matriz SIPOC;
- Mapas de processo (ex.: Bizagi, Lucidchart, Visio).
Assim, ficará mais fácil prosseguir com os próximos passos.
Descreva os procedimentos
Agora, é a hora de criar Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), nos quais você deve fornecer os seguintes pontos com detalhes:
- Qual o objetivo desse processo?
- Quem são os responsáveis?
- Quais são as etapas incluídas?
- Quais são os insumos e saídas?
- Quais serão os indicadores de desempenho avaliados?
Use formatos padronizados
Adote templates para facilitar a consulta e manter uma estrutura consistente. Existem vários que são bem comuns quando o foco são documentos:
- Procedimentos e ou Instruções de trabalho: explica o passo a passo de como o processo ou atividades devem ser executados;
- Manuais da qualidade: estabeleça os padrões de excelência para guiar seus colaboradores;
- Checklists operacionais: crie um passo a passo para facilitar a revisão e o processo de inspeção;
- Registros de evidência: estabeleça formulários ou relatórios que comprovem que aquilo foi executado.
Controle versões e acessos
Aqui é outra etapa super importante: implemente um sistema de controle de documentos, o qual pode ser digital, via Google Drive, SharePoint ou qualquer outro formato que você preferir.
Independentemente de qual seja o escolhido, garanta que:
- Todos acessem apenas a versão oficial;
- Se alterada, seja atualizada para os envolvidos instantaneamente;
- Alterações sejam aprovadas rapidamente;
- Documentos ultrapassados sejam removidos corretamente.
Treine e envolva a equipe
A eficácia da documentação dependerá justamente do seu uso no dia a dia da empresa, assim como as otimizações que serão aplicadas com a opinião de quem a usa.
Portanto, promova treinamentos e envolva os próprios operadores na elaboração dos documentos, já que eles conhecem o processo melhor do que ninguém.
Revise e melhore continuamente
Documentar é só o começo! A ISO 9001 se baseia na melhoria contínua (lembra do ciclo PDCA?).
Por isso, você também deve avaliar os processos periodicamente e atualizar a documentação quando necessário.
Erros comuns ao documentar processos
É preciso atenção no dia a dia para evitar armadilhas que impactem a eficiência do seu sistema de gestão:
- Criar documentos difíceis e pouco objetivos;
- Usar linguagem técnica demais;
- Não definir responsáveis claros;
- Esquecer de revisar periodicamente;
- Não controlar versões dos documentos.
Lembre-se de que toda a documentação criada em seu negócio serve para facilitar e não para dificultar!
Documentar processos é uma exigência da ISO 9001 e uma estratégia inteligente para quem quer se destacar no curto, médio e longo prazo!
Se você quer garantir que sua empresa esteja 100% alinhada com a ISO 9001, fale com nossos especialistas da Qualimaster para implementar um sistema de gestão adequado a sua organização e eficiente!