Este artigo estará se referindo em como desenvolver o planejamento de forma eficiente e eficaz. Eficiente porque será considerada toda as fazes de implantação e eficaz por que o planejamento precisa atingir o resultado esperado.
As organizações ao elaborar o planejamento estratégico, utiliza as melhores técnicas reconhecidas e consagradas no mercado, como exemplo o SWOT. Escolhem com muito critério as pessoas que participarão do planejamento, treinam na metodologia, por vezes contratam empresas de consultorias para conduzir o processo. Criam o ambiente favorável, onde todos ficam motivados por estarem contribuindo com algo efetivamente importante para o sucesso e perenidade do negócio. Então no final dos estudos realizados, normalmente é realizado um workshop, podendo ser online onde todos os envolvidos apresentam seus estudos, priorizam os objetivos e criam grupos trabalho para elaborar os planos de ações.
A alta direção em conjunto com as lideranças dos grupos definem a data limite para ser entregue os planos. Finalmente os planos dos objetivos são entregues. E ai? Infelizmente em muitas empresas esses planos ficam na gaveta, são preteridos em função das atividades urgente e importante do dia a dia. Como minimizar essa armadilha? Existe uma metodologia que inicialmente era utilizada basicamente pela área de TI, para planejar desenvolvimento de Software, porém como ela apresentou ser extraordinária para desenvolvimento de projetos por apresentar resultados rápidos, esse método passou a ser usada também para outros tipos projetos em todas as áreas das empresas. Estamos falando e método SCRUM que teve popularizado seu uso por todo tipo e tamanho de organização. O cocriador dessa metodologia, JEFF SUTHERLAND e JJ. SUTHERLAND em seu livro A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo “descreve como envolvente, persuasivo e extremamente prático, SCRUM apresenta um modelo simples para resolver problemas, atingir objetivos e apresentar resultados.
Segundo Jeff quando for escrever o objetivo a ser atingindo descreva-o como se fosse uma história curta e que todos entendam. Exemplo: como gerente de produto quero poder rastrear as compras de uma cliente, para anunciar livros específicos com base no que ela já comprou.
Essa forma de descrever o que precisamos atingir facilita o entendimento e comprometimento dos envolvidos no planejamento. Ao escrever uma história (seu objetivo). Ela deve ser independente de outra história (objetivo), deve ser negociável, ou seja, pode sofrer mudanças, alterações. Deve ser valiosa, realmente deve entregar valor a um cliente, um usuário, a direção ou a qualquer outra pessoa envolvida. Deve ser suscinta, precisa ser pequena o suficiente para estima-la e planeja-la com facilidade. Isso é uma dica de como se deve descrever um objetivo para depois planejar sua execução.
PLANEJAMENTO DO SPRINT
No Scrum o planejamento acontece numa reunião chamada planejamento do sprint. A equipe envolvida no objetivo definido no planejamento estratégico se reúne e analisa a história(objetivo) e diz: o que podemos fazer neste sprint? Pode ser concluída até o fim deste círculo? A história está bem definida? Podemos demonstrá-la para a direção e apresentar valor real? As respostas irão depender da velocidade da equipe que está trabalhando e seu engajamento com resultado do planejamento.
Exemplo de uma história: “como gerente de produto quero poder rastrear as compras de uma cliente, para anunciar livros específicos com base no que ela já comprou.”
O que a equipe tem que entregar? Com qual velocidade? Qual o ganho, resultado conquistado?
Enfim, quando usa a metodologia ágil no planejamento o resultado é medido a cada sprint e avaliado pelos stakeholders, com isso o planejamento não fica na gaveta e os resultados aparecem.