À medida que a empresa se profissionaliza a atinge mercados mais exigentes, sente a necessidade de avaliar melhor sua performance e suas estratégias futuras. Em muitos casos o empresário se vê muito ligado ás novas operações e lhe resta pouco (ou nenhum) tempo para pensar estrategicamente.
Neste momento, sentem a necessidade de um apoio externo, onde pessoas com conhecimento e experiência de mercado podem somar conhecimento avaliando os resultados e definindo novos caminhos. Forma-se então, o Conselho.
Entretanto é muito comum que ao longo do tempo as reuniões de conselho se tornarem improdutivas e até mesmo cansativas e desinteressantes
Para que isso não ocorra vão aqui dicas básicas para o tornar as reuniões produtivas e motivadoras.
1 – Agenda
No início de ada exercício toda as reuniões devem suas datas e horários definidos, gerando o planejamento anual. Recomenda-se um intervalo máximo de 3 meses e ´mínimo de 1 mês, com horário e início e término definidos.
2 – Temas
Uma boa estratégia é que a reunião trate de temas fixos, que são assuntos recorrentes das áreas financeira, comercial, recursos humanos, produção entre outros que levam o conselho a avaliar os resultados da empresa. Os temas específicos de cada reunião devem tratar das principais demandas dos executivos, novos investimentos, grandes negociações e possíveis desvios do plano estratégico da empresa.
3 – Pauta
A pauta ou ordem do dia, deve ser detalhamento elaborada e distribuída aos conselheiros com 7 dias de antecedência. Recomenda-se que seja elaborada com todos os temas com horário de início e término. Devem ser inseridos os temas demandados em reuniões anteriores pelos conselheiros. É de responsabilidade do presidente do conselho impedir que assuntos que não constem da ordem do dia não sejam tratados na reunião e que os horários sejam cumpridos.
4 – Acompanhamento
Durante a reunião do conselho deve ser redigida a ata com todas as deliberações. Esta ata deve ser lida no início de cada reunião pelo presidente. No entanto é muito comum que as deliberações constantes no documento não sejam tratadas, “empurrando” a resolução para a próxima reunião. É de fundamental importância que existia um acompanhamento da execução das deliberações no intervalo das reuniões.
O assunto é muito extenso e possui uma certa complexidade, mas as dicas acima, já irão auxiliar na preparação das primeiras reuniões. A experencia e a melhoria continua dos processo e etapas da reunião, certamente transformarão as reuniões de conselho produtivas e essenciais no processo de governança.